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Les obstacles les plus fréquents au travail d’équipe

Bosser seul sur un projet de logiciel libre c’est pas de la tarte et ça demande des tas de compétences différentes. Cependant les problèmes le plus souvent rencontrés dans le travail d’équipe est loin d’être un manque de savoir faire ou de savoir vivre, il s’agit d’avantage de problèmes de communication (tiens donc, quelle surprise!) et de coordination.

Quelles sont les barrières à la contribution?

tiré de ce post de l’association Framasoft sur leur blog après avoir été au Fabulous Contribution Camp organisé par la Quadrature du net à Lyon, voici donc un petit palmarès des raisons qui empêchent les contributeurs potentiels de participer:

  • La difficulté d’identifier un interlocuteur référent pour s’intégrer au projet
    La peur de demander « Comment faire »
  • La peur de ne pas être assez doué·e / de dire des « choses bêtes »
    Ne pas savoir par où commencer
  • La peur de ne pas s’intégrer à la communauté
    Le manque de temps
    La difficulté de déléguer à d’autres un projet qu’on a toujours porté
  • Le fait de ne pas avoir réussi à créer une communauté autour d’un projet
  • Ne pas connaître la ligne de route d’un projet
  • Ne pas savoir comment exprimer les besoins de contribution pour que les intéressé·e·s les comprennent
  • Nous notions les différentes problématiques rencontrées sur des post-its avant de toutes les regrouper sur un grand mur pour avoir une vue d’ensemble des cas les plus fréquents.

J’ai la sensation qu’un grand nombre de ces problèmes peuvent être résolus en :

  • 1) Listant clairement les besoins de contributions, avec les compétences nécessaires, via une interface plus facile d’accès qu’un github (qui est réellement anxiogène pour les non-développeur·euse·s)
  • 2) Désignant une personne accueillante comme point d’entrée pour les nouveaux·lles arrivant·e·s, à laquelle il sera facile de s’adresser, et qui saura aiguiller chacun·e vers des tâches simples pour découvrir le projet.

    Tout l’article liste la démarche et des pistes de réflexions tout à fait passionantes, mais je vais ici me concentrer sur les moyens concrets de mettre en place ces deux points qui vont faciliter la vie de nombreux contributeurs.

    Lister les besoin via une interface abordable

    Un site web dédié à notre PROJEEEEEEET est sans doute plus facile d’accès qu’une forge gitlab, bien que cette forge logicielle dispose de nombreux outils très pratiques tels qu’un wiki par projet ainsi qu’un tableau kanban présentant les différents sujets et leur avancement, c’est un truc qui fait peur à toutes les personnes n’étant pas du tout ingénieur avec une connaissance des projets gérés en agilité.

    Avoir votre site perso vous permettra d’y référer auprès de tous les endroits d’où vous voudriez faire connaître votre projet. Si vous publiez des infos relatives à votre projet sur des forums ou dans des écoles ou ailleurs via des tracts / cartes de visite, elles pointeront vers une seule source de vérité que vous pourrez mettre à jour quand bon vous semble, sans avoir à indiquer un autre endroit ailleurs.

    Ainsi les curieux auront un endroit ou prendre des infos, savoir ce qui se fait de neuf, quels sont les problèmes rencontrés, ce qui est recherché comme aide, tester le truc… Ensuite, reste à indiquer des humains avec qui interagir facilement pour faire vivre le projet.

    Désigner une personne accueillante comme point d’entrée

    « mais je vous en prie, faites comme chez vous, mettez vous à l’aise »
    – Un parfait inconnu

    Il faut savoir repérer dans notre équipe qui est plus à l’aise pour accueillir les gens et dialoguer avec eux, et ce ne sera pas forcément la personne qui connaît le projet en question sur le boit des doigts. Le plus souvent, un projet n’est porté que par une seule personne et les logiciels libres meurent lentement sans contributeurs. Idéalement, c’est une personne capable de dialoguer dans la vraie vie avec les vrais gens avant tout. (parce que dialoguer les chatbot c’est aussi relou et une perte de temps qu’avec les PNJ)

    La personne chargée de l’accueil doit être en mesure de répondre à des questions fréquemment posées.

    Indiquez sur votre site dédié au projet qui est la personne en charge de l’accueil des nouveaux, comment la joindre via plusieurs moyens possibles (email, tchat par Mattermost/ IRC, téléphone, rdv en salons/festival, ou autre).

    « si tu veux me parler, envoie moi un fax » – Georges Abidbol

    Quand on est référent il faut savoir interagir avec des personnes qui auront beaucoup moins d’expertise technologique que nous, savoir faire des comparaisons avec des choses connues (le saviez vous? on peut tout comparer à une voiture, surtout des trucs qui n’ont rien à voir).

    Prendre conscience que nous sommes des illettrés technologiques, oui oui, même en 2018, et que les classes de gens les plus modestes sont tellement habituées à ce qu’on leur demande de la fermer, qu’ils ont des usages très différents du web que les classes les plus aisées. La plupart des textes que vous trouverez écrit sur le net le seront donc par des gens blancs, hétérosexuels, cisgenre et hautement diplômés. Breffe, des gens très privilégiés (comme moi quoi). Les gens qui ont le moins de bol dans la vie ont un usage plus près du relayage et de la passivité, et ce n’est pas vraiment un choix. Et si vous avez déjà administré un forum vous aurez certainement constaté que cela représente la plupart des inscrits, une toute petite partie des gens ose prendre la parole, et pas seulement sur le web.

    Il faut bien prendre cela en compte lorsque l’on veut fédérer des gens autour d’un projet et savoir adapter son discours en fonction de qui l’on a en face de soi.

    mais que ça ne nous empêche pas de contribuer à des projets informatiques (et pas seulement).

    Prenons un exemple de logiciel libre auquel je suis principal contributeur: Caisse Bliss.

    Un écran du site Caisse Bliss

    Je publie des actus relatives au projet Caisse Bliss sur ce site: www.cipherbliss.com qui a pour accueil un flux d’actus, et le site caisse.cipherbliss.com est la page d’accueil publique du projet. Elle décrit de quoi il s’agit, que ça sert à faire de la comptabilité pour des exposants en festival sans avoir à tenir de feuille de compte rien qu’avec son mobile et une connexion au net, quelques trucs que l’on peut faire avec, on a aussi la possibiltié d’essayer le logiciel avec un compte de démo où trouver les sources pour faire marcher le bouzin sur son propre site (sur un gitlab qui recense aussi l’avancement et le plan des choses à faire dans un tableau à colonnes),

    tableau d’avancement de Caisse Bliss sur Framagit

    où se trouvent les actualités (ici), qui est à l’origine du projet (Cipher bliss, mon entreprise perso), et comment joindre un humain (moi, avec mon email et des liens vers des réseaux sociaux que j’utilise comme mastodon sur mamot.fr ).

    Un point qui facilite grandement la collaboration est de rencontrer les autres contributeurs relativement souvent, bien que ça ne soit pas indispensable, ça aide beaucoup à clarifier des choses et les vues de chacun.

    Faire appel à des vrais testeurs

    J’ai rameuté des gens qui exposent en festival (des gens pour qui est pensé le truc) pour qu’ils testent et me fassent des retours en direct (un big up à Agnès Loup!) afin que j’organise la roadmap en créant des sujets à traiter dans le tableau du projet. Il me reste à démarcher des gens en live, j’ai donc abordé quelques forums où les gens sont à priori sensibles aux avantages des logiciels libres et ai demandé de l’aide en présentant mon projet (tout en furetant sur les projets des autres pour voir comment ça se passe et où est ce que je peux contribuer moi aussi).

    C’est ainsi que sur framacolibri.org, le forum de l’association framasoft, en une semaine seulement j’ai pu :

    • recevoir de l’aide de plusieurs personnes pour m’aider à choisir une licence à attribuer au projet qui lui permette de rester libre (GNU Affero) tout en étant fidèle à ce que je souhaite
    • intégralement traduire le site en anglais en confiant des textes à traduire sur une plateforme dédiée. Sus à la barrière de la langue!

    Comme quoi, il suffit de se lancer. ça tombe bien, frama.site vous permet de créer des sites perso et un wiki facilement, sans savoir coder, sans vous surveiller et gratos grâce aux dons des adhérents et bénévoles de l’association!

    Si vous avez des astuces pour bosser à plusieurs, faites passer dans les commentaires. Ou si vous connaissez des gens qui pourraient avoir besoin de ces conseils partagez-leurs-cet-article-abonnez-vous-popopopopo-amour-sur-vous!

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    pivotal tracker et autres outils de gestion de projet agile

    techniques de gestion de temps sur projets personnels

    savoir gérer son temps c’est important, surtout quand on est nouvellement devenu papa et qu’on a beaucoup de mal a bien dormir depuis des mois. Mais ça fait partie d’une démarche d’amélioration continue, que l’on se doit d’employer lorsque l’on est en équipe. ce n’est pas le genre de chose où l’on peut se dire « ça y est j’ai tout pigé de comment ça marche pour le reste de mes jours », il faut savoir s’adapter et surtout refuser de faire certaines choses là maintenant pour les faire faire par d’autres, ou les faire soi même plus tard, dans un ordre éventuellement différent et réparti en de plus petites tâches à résoudre.

    Vous vous attendez sûrement à un comparatif de listicle du style « dix gestionnaires de projet à absolument essayer« , ou « cinq techniques infaillibles pour gérer facilement votre PROJEEEEEEEEEEET« .

    je vais vous présenter les quelques uns des plus utiles que j’ai essayé au cours des dix dernières années. Mais avant cela, il faut que vous compreniez qu’avoir des outils c’est bien, mais ça ne fait pas tout tout seul.

    Laura Vanderkam vous le dira mieux que moi, quand on dit qu’on a pas le temps de faire telle ou telle chose, il serait plus juste de se dire que ça ne fait pas partie de nos priorités actuellement, et de se rendre compte que nous avons le pouvoir de modifier nos priorités.

    Il ne s’agit pas de zapper les génériques des séries que l’on regarde pour gagner quinze minutes par session de deux heures de matage de série, mais de considérer l’idée qu’on pourrait sans doute faire autre chose à la place, réviser nos habitudes (hou! ça fait peur comme idée hein) qui nous donnerait davantage le sentiment qu’on emploie notre temps à des choses plus épanouissantes.

    Le truc c’est qu’en fait nous avons parfaitement le temps d’avoir une vie en dehors de notre activité principale, mais que ça nous demande l’effort de savoir dire non.

    Notre conférencière détaille qu’elle connaît une personne qui était tout le temps débordée, qui n’avait pas le temps de concilier vie de famille, travail, corvées, amitiés, et vie sentimentale. Pourtant, un jour en rentrant du boulot elle vit que son appartement avait été inondé à cause d’une fuite de son ballon d’eau chaude, elle trouva le temps d’appeler des professionnels pour sauver ses meubles, enlever l’eau, réparer le ballon d’eau chaude, faire garder ses enfants, trouver un autre endroit où dormir. En tout cela lui avait pris plus de 7 heures dans son agenda qui était pourtant surbooké. Quand on veut trouver du temps pour dégager son agenda c’est possible.

    Oh bien sûr il est plus facile de dire aux autre qu’on a le temps de rien, parce qu’il existe une tendance à très mal voir les individus qui ne sont pas constamment surbookés, on peut les qualifier de « chômeurs », d' »assistés », de « gens qui gâchent leur vie » ou de « feignasse » au choix selon vos tendances politiques et le niveau de mépris que vous souhaitez exprimer.

    vous aurez peut être remarqué également que ceux qui se tuent au travail sont mieux considérés que ceux qui arrivent à le faire aussi bien, mais sans souffrir. Comme si souffrir était une chose bénéfique en soi. Tiens donc, mais est ce que ça aurait un rapport avec l’étymologie du mot travail qui désigne à l’origine un instrument de torture, en plus de nommer la période de souffrance d’une mère pendant un accouchement ?

    Petite astuce de vie en société:
    si à chaque fois que vous invitez une de vos connaissances à vous voir et qu'ils vous disent qu'ils ne peuvent pas parce qu'ils n'ont pas le temps sans jamais proposer de créneau alternatif, c'est qu'en fait ils ne tiennent pas du tout à ce que vous vous voyez. Voilà, c'est cadeau. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur des relations plus saines.

    Revenons à notre gestion de projet perso. on parle donc de projets qui nous tiennent à coeur et dont on est plus ou moins le seul maître à bord, parce que dès lors que l’on est plusieurs sur un même projet je ne recommanderai pas de penser la gestion de la même façon.

    Faire du ménage dans les sollicitations

    Vous pouvez bien tenter d’entreprendre ce que vous voulez, si vous êtes sans cesse disponible pour toutes les autres sollicitations du monde vous n’irez pas bien loin.

    Vous pouvez déjà désactiver les notifications de votre boite mail, de votre navigateur, de vos messageries (facebook, instagram et twitter en tête). Si ce sont des choses que vous consultez souvent vous n’avez pas besoin en plus qu’ils viennent vous le demander toutes les cinq minutes. ça vous demandera quelques secondes d’aller voir dans les paramètres et de décocher « notifications », vous permettra de reprendre le contrôle sur votre vie en moins de deux, et d’avoir une paix plus durable.

    Mieux encore, utilisez unroll.me afin de vous désinscrire en masse de plein de newsletter dont vous n’avez rien à foutre et qui vous pourrissent les boites mails tout en vous sollicitant indéfiniment. Vous pourrez aussi regrouper les newsletter qui vous intéressent afin de n’en recevoir qu’une seule groupée par jour au lieu de cinq ou cinquante et de fouiller à chaque fois pour trouver le bouton « unsubscribe ».

    Sur le net il vous arrive sans doute comme moi d’ouvrir plein d’onglets, tenté par l’envie de lire des trucs, de voir des illus, de chercher l’inspiration, de vouloir comprendre le monde, surtout depuis l’époque où j’ai découvert qu’on pouvait le faire en cliquant avec la molette de la souris sur un lien.

    Avec le temps j’ai pris l’habitude de savoir les refermer rapidement, au lieu de les accumuler.

    Mais il y a encore mieux: vous pouvez sauvegarder les pages web comme si vous les mettiez dans votre poche, pour les lire plus tard, plutôt que là maintenant où ce n’est pas super opportun. Il existe des services comme ça, je vous recommanderai donc de vous faire un compte sur Wallbag qui contrairement à Pocket, n’héberge pas tout ce que vous lui donnez aux States mais en France, ce qui vous permet de conserver bien mieux votre vie privée.

    En plus vous pouvez y relier un agrégateur de flux rss (comme thunderbird qui gère aussi les emails) pour réunir en un même endroit les actus des sites que vous suivez déjà sans avoir à faire le tour sur ces sites un par un.

    Aménagez un espace privilégié pour réaliser votre projet du moment. Avoir un bureau, un jardin ou un garage selon ce que vous voulez faire, avec un espace disponible est vital si vous voulez pouvoir vous mettre à quelque chose sans avoir à chaque fois à déblayer cet espace ou à réaliser des opérations de maintenance qui devraient être faites par d’autres personne.

    exemple de bullet journal ou BuJo

    Il existe des tas d’outils pour s’aider à gérer son temps, (à commencer par une simple feuille de calcul, mais c’est loin d’être idéal comme on va le voir plus loin).

    En ce moment c’est le bullet journal qui a le vent en poupe, sauf que personnellement ça me semble trop contraignant pour avoir un réel avantage dans une gestion au quotidien. Mais pourquoi donc ?

    Pourquoi le BuJo c’est vraiment pas terrible

    Parce que quand on a du mal a gérer ses projets perso, c’est très souvent parce qu’on a aucune discipline, aucune visibilité sur l’avancement de ce que l’on fait, et qu’on ne sait pas par où commencer ce qui nous reste à faire. Or, tenir à jour un carnet en papier en plus de ce que l’on fait déjà demande précisément de la discipline.

    C’est du papier. ça veut dire que vous devez le ballader avec vous tout le temps ou presque, et le jour où vous le paumez vous avez l’air malin, et c’est pareil avec n’importe quel cahier. Le BuJo n’invente rien de neuf, mais comme c’est joliment vendu et plein de promesses ça marche. Enfin, en quelque sorte.

    Je ne vous dis pas qu’il faut bannir tout carnet de cette sorte, ça peut être un bon moyen de reprendre sa vie en main bien sûr, mais en ce qui concerne la gestion d’un projet qui doit avoir un début, un avancement, des remaniements, une gestion du truc par plusieurs personnes et un objectif ça ne risque pas de faire l’affaire, car un bullet journal, ce n’est pas le genre de truc auquel on dédie un seul projet. Et donc, on se retrouve avec de la distraction, du bruit.

    une règle d’or est de n’utiliser qu’un seul de ces outils par projet, sinon c’est le bordel. vous pouvez en être certain.

    Donc perso, j’utilise plusieurs outils selon la complexité du projet. voici lesquels.

    Pour les choses simples

    une simple liste de trucs à cocher une fois fini suffit.

    Par exemple pour se faire une liste de course, noter une idée, marquer un truc à faire qui ne nécessite pas de rangement, ou rédiger un texte avec une photo prise en live sur son tel en se disant qu’on pourrait faire un billet de blog plus tard.

    L’idéal est d’utiliser son téléphone que l’on a très souvent sur soi pour noter des idées quand on les a et de les consulter régulièrement.

    J’utilisais Google Keep qui a une appli et une add-on de navigateur hyper pratique et intuitive, mais je me soigne de google en utilisant à la place l’appli DS Note Station de Synology (capture d’écran version mobile ci contre), qui est donc synchronisée avec mon NAS de la même marque. Mais si vous n’avez pas de NAS et que vous avez à cœur votre vie privée, framasoft propose Framanotes qui fonctionne avec l’appli Turl sur téléphone. Et ils proposent aussi tout un tas de logiciels libres (vous connaissez surement déjà Firefox) pour remplacer des applis de géants du web qui comme Apple, Google, Facebook, Amazon et d’autres s’amusent à revendre vos données contre des milliards de dollars à des tonnes d’entreprises pour en faire des choses vraiment pas jolies jolies.

    Pour les gestions de trucs à faire un brin plus complexes.

    une feuille de calcul en ligne c’est bien pratique. On a utilisé ça pour faire les fanzines de www.qzine.fr. et gérer les points de discussion ainsi que la proportion d’avancement sur chaque sujet pour la construction de notre chez nous. On peut évaluer à chaque chose à faire un pourcentage d’avancement, désigner un resposable, un co-auteur, avoir un statut de l’avancement, et prioriser les choses si on veut en déplaçant les lignes les plus urgentes à faire vers le haut de la pile.

    Beaucoup de logiciels de tableur comme google sheets, libre office ou framapad permettent de bosser a plusieurs sur une fiche, mais la lisibilité devient vite difficile. et on se retrouve a devoir faire des tâches répétitives comme remplir des dates tout le temps.

    Redbooth a été pendant des années un de mes outils préférés.

    Trello est très chouette aussi pour détailler les choses et bosser à plusieurs. On définit des colonnes, on écrit des cartes, et on les glisse/dépose dans la colonne qui va bien. On crée ou supprime des colonnes au gré des besoins.

    Par exemple, pour faire une bande dessinée, on peut faire une colonne par étape (idée, crayonné, propre, numérisé, typo à faire, à assembler, à réviser, fini), puis une carte par page et on fait bouger nos cartes quand une étape est faite. Si besoin de retouches, on fait retourner la carte d’une page dans une colonne en arrière.

    Ainsi on a une vision globale, plus on a de cartes dans les colonnes à droite, plus on sait que notre projet est avancé.

    Pour les vrais projets

    Pour les trucs qui nécessitent du suivi détaillé, plein d’intervenants et de la vision à plusieurs échelles d’avancement il vaut mieux taper dans les systèmes de tickets du style Pivotal tracker, Jira, Trello. Des outils bien connus des développeurs de logiciel.

    Il faut juste les configurer de sorte que vous ne passiez pas vos journées à rentrer des tickets, et que cela soit réellement un bon investissement de temps.

    Ces outils utilisent des notions de projet agile, axés sur la tendance réaliste d’une gestion de projet au gré du sens du vent impliquant l’intégralité des personnes intervenant dans sa réalisation.

    Et vous, c’est quoi vos techniques pour faire aboutir vos projets et vous améliorer ?

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    Gestion de projet

    (image de chez Hteumeuleu)
    Vous avez sans doute réalisé quelques projets et réalisé la déconvenue qu’entraîne une gestion de projet inexistante quand la bise fut venue. Voici donc une série de posts sur mon expérience de la gestion de projets web de plusieurs mois en petites équipes jusqu’a une quinzaine de personnes, applicable également à d’autres domaines que le web comme par example la publication de livres collectifs auto édités auquel j’ai pu contribuer dans une équipe entre ving et trente contributeurs.

    Causes générales de retard dans un projet

    Un projet s’étire dans le temps bien souvent pour ces raisons:

    • des réponses trop lentes entre les parties, client et autres équipes sans cesse en congés.
    • des personnes incapables de se débrouiller seules un minimum.
    • deux personnes ont travaillé sur la même chose sans le savoir et se marchent sur les pieds.
    • on ne sait pas à qui s’adresser ni ce dont nos collègues s’occupent.
    • le présentéisme tuant la productivité et la motivation des troupes en leur faisant croire que rester longtemps sur son lieu de travail (et donc ne plus avoir de vie privée ou de sommeil) est une bonne chose.
    • les membres n’ont pas les informations dont ils ont besoin pour travailler.
    • rester avec des pratiques dépassées de plusieurs années.
    • empêcher les gens de travailler pour des raisons de politiques d’entreprise.
    • n’avoir aucune formation aux outils utilisés, ou ne pas avoir d’outils mis en place pour faire gagner du temps.
    • pas de tests automatisés. Vous n’avez donc aucune idée de ce que les dernières modifications impactent dans le reste du code.
    • pas de retour utilisateur. Vous ne pouvez donc pas deviner que ce que vous trouviez très joli est en fait un frein à l’utilisabilité de votre site en plus d’énerver ses utilisateurs.
    • un réseau pourri qui vous empêche de transmettre de gros fichiers en un clin d’oeil
    • du matériel trop vieux pour travailler sans attendre qu’il réagisse. Si vous radinez sur le matériel, vous le paierez en rallongeant le temps que prendra le projet, ce qui coûte en général bien plus cher.
    • pas de backups ni de gestion de version, au moindre disque dur qui meurt vous perdez des semaines de travail.
    • des mises en production peu fréquentes.
    • des boites noires avec lequelles on doit interagir mais dont on a aucun moyen de deviner le fonctionnement.
    • des priorités indéfinies ou incorrectes, un mauvais ordre des tâches.
    • des tâches trop grosses ou trop vagues pour savoir par où commencer, il faut les découper en des étapes bien plus petites.
    • n’avoir aucune vue d’ensemble de l’avancement du projet.
    • croire que tout est urgent, c’est manquer cruellement de discernement.
    • la documentation laisse à désirer, le code n’est pas commenté.
    • on ne retrouve pas des infos que l’on cherche
    • des estimations à trop long terme, ne prévoyez que pour la semaine en cours.
    • l’illusion que l’on peut tout prévoir et que tout se passera sans la moindre difficulté ou changement de cap.
    • accepter toutes les modifications demandées par le client parce qu’on ne veut pas dire non, et vouloir donc faire davantage de boulot dans le même délai.

    Nous allons voir plus en détail comment résoudre ces problèmes courants dans les posts suivants.

    Et bonne nanée 2016!

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