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savoir gérer son temps c’est important, surtout quand on est nouvellement devenu papa et qu’on a beaucoup de mal a bien dormir depuis des mois. Mais ça fait partie d’une démarche d’amélioration continue, que l’on se doit d’employer lorsque l’on est en équipe. ce n’est pas le genre de chose où l’on peut se dire « ça y est j’ai tout pigé de comment ça marche pour le reste de mes jours », il faut savoir s’adapter et surtout refuser de faire certaines choses là maintenant pour les faire faire par d’autres, ou les faire soi même plus tard, dans un ordre éventuellement différent et réparti en de plus petites tâches à résoudre.

Vous vous attendez sûrement à un comparatif de listicle du style « dix gestionnaires de projet à absolument essayer« , ou « cinq techniques infaillibles pour gérer facilement votre PROJEEEEEEEEEEET« .

je vais vous présenter les quelques uns des plus utiles que j’ai essayé au cours des dix dernières années. Mais avant cela, il faut que vous compreniez qu’avoir des outils c’est bien, mais ça ne fait pas tout tout seul.

Laura Vanderkam vous le dira mieux que moi, quand on dit qu’on a pas le temps de faire telle ou telle chose, il serait plus juste de se dire que ça ne fait pas partie de nos priorités actuellement, et de se rendre compte que nous avons le pouvoir de modifier nos priorités.

Il ne s’agit pas de zapper les génériques des séries que l’on regarde pour gagner quinze minutes par session de deux heures de matage de série, mais de considérer l’idée qu’on pourrait sans doute faire autre chose à la place, réviser nos habitudes (hou! ça fait peur comme idée hein) qui nous donnerait davantage le sentiment qu’on emploie notre temps à des choses plus épanouissantes.

Le truc c’est qu’en fait nous avons parfaitement le temps d’avoir une vie en dehors de notre activité principale, mais que ça nous demande l’effort de savoir dire non.

Notre conférencière détaille qu’elle connaît une personne qui était tout le temps débordée, qui n’avait pas le temps de concilier vie de famille, travail, corvées, amitiés, et vie sentimentale. Pourtant, un jour en rentrant du boulot elle vit que son appartement avait été inondé à cause d’une fuite de son ballon d’eau chaude, elle trouva le temps d’appeler des professionnels pour sauver ses meubles, enlever l’eau, réparer le ballon d’eau chaude, faire garder ses enfants, trouver un autre endroit où dormir. En tout cela lui avait pris plus de 7 heures dans son agenda qui était pourtant surbooké. Quand on veut trouver du temps pour dégager son agenda c’est possible.

Oh bien sûr il est plus facile de dire aux autre qu’on a le temps de rien, parce qu’il existe une tendance à très mal voir les individus qui ne sont pas constamment surbookés, on peut les qualifier de « chômeurs », d' »assistés », de « gens qui gâchent leur vie » ou de « feignasse » au choix selon vos tendances politiques et le niveau de mépris que vous souhaitez exprimer.

vous aurez peut être remarqué également que ceux qui se tuent au travail sont mieux considérés que ceux qui arrivent à le faire aussi bien, mais sans souffrir. Comme si souffrir était une chose bénéfique en soi. Tiens donc, mais est ce que ça aurait un rapport avec l’étymologie du mot travail qui désigne à l’origine un instrument de torture, en plus de nommer la période de souffrance d’une mère pendant un accouchement ?

Petite astuce de vie en société:
si à chaque fois que vous invitez une de vos connaissances à vous voir et qu'ils vous disent qu'ils ne peuvent pas parce qu'ils n'ont pas le temps sans jamais proposer de créneau alternatif, c'est qu'en fait ils ne tiennent pas du tout à ce que vous vous voyez. Voilà, c'est cadeau. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur des relations plus saines.

Revenons à notre gestion de projet perso. on parle donc de projets qui nous tiennent à coeur et dont on est plus ou moins le seul maître à bord, parce que dès lors que l’on est plusieurs sur un même projet je ne recommanderai pas de penser la gestion de la même façon.

Faire du ménage dans les sollicitations

Vous pouvez bien tenter d’entreprendre ce que vous voulez, si vous êtes sans cesse disponible pour toutes les autres sollicitations du monde vous n’irez pas bien loin.

Vous pouvez déjà désactiver les notifications de votre boite mail, de votre navigateur, de vos messageries (facebook, instagram et twitter en tête). Si ce sont des choses que vous consultez souvent vous n’avez pas besoin en plus qu’ils viennent vous le demander toutes les cinq minutes. ça vous demandera quelques secondes d’aller voir dans les paramètres et de décocher « notifications », vous permettra de reprendre le contrôle sur votre vie en moins de deux, et d’avoir une paix plus durable.

Mieux encore, utilisez unroll.me afin de vous désinscrire en masse de plein de newsletter dont vous n’avez rien à foutre et qui vous pourrissent les boites mails tout en vous sollicitant indéfiniment. Vous pourrez aussi regrouper les newsletter qui vous intéressent afin de n’en recevoir qu’une seule groupée par jour au lieu de cinq ou cinquante et de fouiller à chaque fois pour trouver le bouton « unsubscribe ».

Sur le net il vous arrive sans doute comme moi d’ouvrir plein d’onglets, tenté par l’envie de lire des trucs, de voir des illus, de chercher l’inspiration, de vouloir comprendre le monde, surtout depuis l’époque où j’ai découvert qu’on pouvait le faire en cliquant avec la molette de la souris sur un lien.

Avec le temps j’ai pris l’habitude de savoir les refermer rapidement, au lieu de les accumuler.

Mais il y a encore mieux: vous pouvez sauvegarder les pages web comme si vous les mettiez dans votre poche, pour les lire plus tard, plutôt que là maintenant où ce n’est pas super opportun. Il existe des services comme ça, je vous recommanderai donc de vous faire un compte sur Wallbag qui contrairement à Pocket, n’héberge pas tout ce que vous lui donnez aux States mais en France, ce qui vous permet de conserver bien mieux votre vie privée.

En plus vous pouvez y relier un agrégateur de flux rss (comme thunderbird qui gère aussi les emails) pour réunir en un même endroit les actus des sites que vous suivez déjà sans avoir à faire le tour sur ces sites un par un.

Aménagez un espace privilégié pour réaliser votre projet du moment. Avoir un bureau, un jardin ou un garage selon ce que vous voulez faire, avec un espace disponible est vital si vous voulez pouvoir vous mettre à quelque chose sans avoir à chaque fois à déblayer cet espace ou à réaliser des opérations de maintenance qui devraient être faites par d’autres personne.

Il existe des tas d’outils pour s’aider à gérer son temps, (à commencer par une simple feuille de calcul, mais c’est loin d’être idéal comme on va le voir plus loin).

En ce moment c’est le bullet journal qui a le vent en poupe, sauf que personnellement ça me semble trop contraignant pour avoir un réel avantage dans une gestion au quotidien. Mais pourquoi donc ?

Pourquoi le BuJo c’est vraiment pas terrible

Parce que quand on a du mal a gérer ses projets perso, c’est très souvent parce qu’on a aucune discipline, aucune visibilité sur l’avancement de ce que l’on fait, et qu’on ne sait pas par où commencer ce qui nous reste à faire. Or, tenir à jour un carnet en papier en plus de ce que l’on fait déjà demande précisément de la discipline.

C’est du papier. ça veut dire que vous devez le ballader avec vous tout le temps ou presque, et le jour où vous le paumez vous avez l’air malin, et c’est pareil avec n’importe quel cahier. Le BuJo n’invente rien de neuf, mais comme c’est joliment vendu et plein de promesses ça marche. Enfin, en quelque sorte.

Je ne vous dis pas qu’il faut bannir tout carnet de cette sorte, ça peut être un bon moyen de reprendre sa vie en main bien sûr, mais en ce qui concerne la gestion d’un projet qui doit avoir un début, un avancement, des remaniements, une gestion du truc par plusieurs personnes et un objectif ça ne risque pas de faire l’affaire, car un bullet journal, ce n’est pas le genre de truc auquel on dédie un seul projet. Et donc, on se retrouve avec de la distraction, du bruit.

une règle d’or est de n’utiliser qu’un seul de ces outils par projet, sinon c’est le bordel. vous pouvez en être certain.

Donc perso, j’utilise plusieurs outils selon la complexité du projet. voici lesquels.

Pour les choses simples

une simple liste de trucs à cocher une fois fini suffit.

Par exemple pour se faire une liste de course, noter une idée, marquer un truc à faire qui ne nécessite pas de rangement, ou rédiger un texte avec une photo prise en live sur son tel en se disant qu’on pourrait faire un billet de blog plus tard.

L’idéal est d’utiliser son téléphone que l’on a très souvent sur soi pour noter des idées quand on les a et de les consulter régulièrement.

J’utilisais Google Keep qui a une appli et une add-on de navigateur hyper pratique et intuitive, mais je me soigne de google en utilisant à la place l’appli DS Note Station de Synology (capture d’écran version mobile ci contre), qui est donc synchronisée avec mon NAS de la même marque. Mais si vous n’avez pas de NAS et que vous avez à cœur votre vie privée, framasoft propose Framanotes qui fonctionne avec l’appli Turl sur téléphone. Et ils proposent aussi tout un tas de logiciels libres (vous connaissez surement déjà Firefox) pour remplacer des applis de géants du web qui comme Apple, Google, Facebook, Amazon et d’autres s’amusent à revendre vos données contre des milliards de dollars à des tonnes d’entreprises pour en faire des choses vraiment pas jolies jolies.

Pour les gestions de trucs à faire un brin plus complexes.

une feuille de calcul en ligne c’est bien pratique. On a utilisé ça pour faire les fanzines de www.qzine.fr. et gérer les points de discussion ainsi que la proportion d’avancement sur chaque sujet pour la construction de notre chez nous. On peut évaluer à chaque chose à faire un pourcentage d’avancement, désigner un resposable, un co-auteur, avoir un statut de l’avancement, et prioriser les choses si on veut en déplaçant les lignes les plus urgentes à faire vers le haut de la pile.

Beaucoup de logiciels de tableur comme google sheets, libre office ou framapad permettent de bosser a plusieurs sur une fiche, mais la lisibilité devient vite difficile. et on se retrouve a devoir faire des tâches répétitives comme remplir des dates tout le temps.

Redbooth a été pendant des années un de mes outils préférés.

Trello est très chouette aussi pour détailler les choses et bosser à plusieurs. On définit des colonnes, on écrit des cartes, et on les glisse/dépose dans la colonne qui va bien. On crée ou supprime des colonnes au gré des besoins.

Par exemple, pour faire une bande dessinée, on peut faire une colonne par étape (idée, crayonné, propre, numérisé, typo à faire, à assembler, à réviser, fini), puis une carte par page et on fait bouger nos cartes quand une étape est faite. Si besoin de retouches, on fait retourner la carte d’une page dans une colonne en arrière.

Ainsi on a une vision globale, plus on a de cartes dans les colonnes à droite, plus on sait que notre projet est avancé.

Pour les vrais projets

Pour les trucs qui nécessitent du suivi détaillé, plein d’intervenants et de la vision à plusieurs échelles d’avancement il vaut mieux taper dans les systèmes de tickets du style Pivotal tracker, Jira, Trello. Des outils bien connus des développeurs de logiciel.

Il faut juste les configurer de sorte que vous ne passiez pas vos journées à rentrer des tickets, et que cela soit réellement un bon investissement de temps.

Ces outils utilisent des notions de projet agile, axés sur la tendance réaliste d’une gestion de projet au gré du sens du vent impliquant l’intégralité des personnes intervenant dans sa réalisation.

Et vous, c’est quoi vos techniques pour faire aboutir vos projets et vous améliorer ?

=> Choix d’outil pour la gestion de projets

(image de chez Hteumeuleu)
Vous avez sans doute réalisé quelques projets et réalisé la déconvenue qu’entraîne une gestion de projet inexistante quand la bise fut venue. Voici donc une série de posts sur mon expérience de la gestion de projets web de plusieurs mois en petites équipes jusqu’a une quinzaine de personnes, applicable également à d’autres domaines que le web comme par example la publication de livres collectifs auto édités auquel j’ai pu contribuer dans une équipe entre ving et trente contributeurs.

Causes générales de retard dans un projet

Un projet s’étire dans le temps bien souvent pour ces raisons:

• des réponses trop lentes entre les parties, client et autres équipes sans cesse en congés.
• des personnes incapables de se débrouiller seules un minimum.
• deux personnes ont travaillé sur la même chose sans le savoir et se marchent sur les pieds.
• on ne sait pas à qui s’adresser ni ce dont nos collègues s’occupent.
• le présentéisme tuant la productivité et la motivation des troupes en leur faisant croire que rester longtemps sur son lieu de travail (et donc ne plus avoir de vie privée ou de sommeil) est une bonne chose.
• les membres n’ont pas les informations dont ils ont besoin pour travailler.
• rester avec des pratiques dépassées de plusieurs années.
• empêcher les gens de travailler pour des raisons de politiques d’entreprise.
• n’avoir aucune formation aux outils utilisés, ou ne pas avoir d’outils mis en place pour faire gagner du temps.
• pas de tests automatisés. Vous n’avez donc aucune idée de ce que les dernières modifications impactent dans le reste du code.
• pas de retour utilisateur. Vous ne pouvez donc pas deviner que ce que vous trouviez très joli est en fait un frein à l’utilisabilité de votre site en plus d’énerver ses utilisateurs.
• un réseau pourri qui vous empêche de transmettre de gros fichiers en un clin d’oeil
• du matériel trop vieux pour travailler sans attendre qu’il réagisse. Si vous radinez sur le matériel, vous le paierez en rallongeant le temps que prendra le projet, ce qui coûte en général bien plus cher.
• pas de backups ni de gestion de version, au moindre disque dur qui meurt vous perdez des semaines de travail.
• des mises en production peu fréquentes.
• des boites noires avec lequelles on doit interagir mais dont on a aucun moyen de deviner le fonctionnement.
• des priorités indéfinies ou incorrectes, un mauvais ordre des tâches.
• des tâches trop grosses ou trop vagues pour savoir par où commencer, il faut les découper en des étapes bien plus petites.
• n’avoir aucune vue d’ensemble de l’avancement du projet.
• croire que tout est urgent, c’est manquer cruellement de discernement.
• la documentation laisse à désirer, le code n’est pas commenté.
• on ne retrouve pas des infos que l’on cherche
• des estimations à trop long terme, ne prévoyez que pour la semaine en cours.
• l’illusion que l’on peut tout prévoir et que tout se passera sans la moindre difficulté ou changement de cap.
• accepter toutes les modifications demandées par le client parce qu’on ne veut pas dire non, et vouloir donc faire davantage de boulot dans le même délai.

Nous allons voir plus en détail comment résoudre ces problèmes courants dans les posts suivants.

Et bonne nanée 2016!