Archives de catégorie : relations pro

comment faire sa compta d’entreprise individuelle dans une feuille de calcul

j’ai déjà évoqué quelques astuces pour tableur/excel/libreOffice/google sheets qui pourraient vous servir à vous faciliter la compta de votre petite entreprise. Je vous propose de nous appuyer cette fois ci sur un fichier concret que vous pourrez utiliser direct paf boum pastèque.

par ici pour la fiche prévisionnelle super trop pratique sur gdrive

Connaitre des formules de feuilles de calcul c’est bien, mais faire en sorte que ça ne soit pas le boxon dans votre comptabilité est un sport qui demande un peu plus de souplesse.

Quand vous avez une auto-entreprise (AE)(oui leur site web est atroce) la comptabilité est très simple, vous ne pouvez pas facturer de TVA ni faire de note de frais, et tout peut être réglé en ligne sur net-entreprise.fr. (eux aussi ils font fort dans le genre site atroce pas rénové depuis l’an 2000)

vous pouvez télécharger utiliser ce fichier super simple avec des achats et des recettes pour votre AE: livre_compta_auto_entreprise (éditable avec OpenOffice Calc ou LibreOffice Calc)

Dès que vous avez un statut qui vous permet de facturer davantage que les 70000€ par an (et non plus 34 000€ depuis 2018), les choses se compliquent, rien que parce que vous devez ouvrir un espace pro sur le site des impôts. (qui s’est légèrement refait une beauté en 2016 après avoir boudé les mises à jour pendant une dizaine d’année, mais pas sur toutes ses pages non plus, faut pas déconner). Si vous voulez des infos pour choisir votre structure d’entreprise, j’ai personnellement trouvé pas mal de bonnes infos à jour pour choisir la mienne (en tant que développeur web indépendant) sur www.entrepriseindividuelle.info.

Dans tous les cas, l’aide d’un comptable vous sera précieuse (pas besoin d’expert-comptable si vous faites moins d’une vingtaine de factures par an et si vous n’avez aucun employé).

Le but du jeu avec cette feuille de calcul ça va être de:

1/ gérer votre facturation

  • avoir une vue globale de votre situation
  • pouvoir générer des pdf de facture à envoyer à nos clients sans se fouler le petit doigt
  • base de données de clients

    2/ gérer votre trésorerie

  • lister vos dépenses par type
  • prévoir la disponibilité de votre trésorerie à long terme
  • estimer combien vous allez devoir reverser de ce que vous gagnez à chaque organisme qui vous le demandera tous les trimestres ou tous les mois. (loyer, assurance, mutuelle, abonnements divers,carburant,URSSAF, RSI, CIPAV, DGFIP, CFE… mais attention, les barêmes changent toutes les moitiés d’année)
  • constater les différences entre vos prévisions et les mesures de votre trésorerie afin d’ajuster vos économies.

rien que ça ce sera déjà pas mal pour vous permettre de personnaliser comme vous voulez.

(le mode d’emploi de cette feuille est en cours de rédaction)

Si vous aimez ce que nous faisons à Cipher Bliss, vous pouvez nous soutenir de plusieurs façons: en faisant un micro don sur liberapay , ou en cryptomonnaies. Le plus simple nous pour nous faire connaître étant de partager cet article.
Suivez moi sur Mastodon @tykayn@mastodon.cipherbliss.com.
Ce site restera libre comme un gnou dans la nature et sans pubs, parce qu'on vous aime. Que la source soit avec vous!

faire ses factures avec libreOffice ou google sheet

Libre office est la suite bureautique gratuite fournie de base sur ubuntu et disponible pour toutes les plateformes.

Si comme moi vous avez longtemps galéré a trouver le logiciel ultime pour faire des factures un tant soit peu sérieuses, sachez qu’il est tout a fait valable d’utiliser un simple tableur capable d’exporter en pdf ses fichiers.

Faire des factures constitue des calculs simples mais relou à reporter dans un fichier. Pour une AE ça va, mais quand vous changez de structure pour une SARL ou une EIRL, ou une EI, ou une SAS, ou JEEJ, vous aurez sans doute a faire de savants calculs de TVA. D’aucuns vous diraient d’investir dans des service de comptabilité en ligne, mais vous pouvez faire déjà énormément de choses avec un seul fichier de calcul. Faire ses feuilles de calcul n’exclue pas de faire appel à un pro de la comptabilité, c’est d’ailleurs ce que je fais régulièrement et c’est ultra conseillé dès qu’on a une structure qui sort de l’auto entreprise. Si vous êtes en AE, ça pourrait aussi vous servir. Dans tous les cas commencez à trier vos paperasses administratives minutieusement sur votre ordi, et faites vraiment des backups.

Ce que j’ai donc fait c’est un fichier de calcul sur google sheets afin de pouvoir le modifier de plusieurs gens à la fois, mais surtout de plusieurs endroits différents avec de merveilleux graphiques et l’exporter en format ouvert .odt , lisible par libre office par exemple. Ce fichier contient plusieurs feuilles dont chacune a un seul but:

  • statistifier mes dépenses perso et pro sur le long terme (en utilisant les cellules des autres feuilles du classeur)
  • compter mes kilomètres parcourus au nom de mon activité
  • compter mes déjeuners
  • compter mes factures
  • mes paiements trimestriels à l’URSSAF
  • mes achats au nom de l’entreprise
  • prévoir la disponibilité de ma trésorerie sur le long terme en majorant mes dépenses moyennes
  • exporter une facture en pdf.

On va surtout s’intéresser aujourd’hui au contenu de la feuille permettant de remplir les infos pour faire les factures et les envoyer à votre client avant la fin du mois.

les lignes se présentent ainsi:

objetN° client dans l’annéemajuscule de clientscommentairetarif jour HTtarif jour TTCjours facturéscongésjours ouvrésdate startdate endce moisà venirHTTVATTCprévufaitreçuretardval chargesfacture envoyée ledélai joursattendureçudiff datemoistrimestren° facturemoyen

Dans cette première feuille, une ligne correspond à une facture. Petite subtilité chez google drive, les dates ne sont pas écrites de façon classique (croissante) jour/mois/année , mais de façon bourrée dégueulasse signée Murica mois/jour/année.

Quelques fonctions vachement bien (à chaque fois je vous donne la version google sheet, puis la version libre office en français si c’est différent, qui traduit aussi ses fonctions et a quelques différences de notation, notamment des virgules qui deviennent des points virgules, et des noms de fonctions découpées par des points):

Avoir le nombre de jours ouvrés entre deux choix dans la date:

=NETWORKDAYS( date_début, date_fin )

=NB.JOURS.OUVRES( date_début ; date_fin)

Utiliser SI, pour ne pas avoir des cases provoquant des erreurs. par exemple si on a des jours ouvrés à facturer, calculer le tarif hors taxes, sinon afficher du vide.

=IF( nombre_de_jours_ouvrés , nombre_de_jours_ouvrés*tarif_jour_hors_taxes , «  »)

=SI( nombre_de_jours_ouvrés , nombre_de_jours_ouvrés*tarif_jour_hors_taxes , «  »)

Calculer la date prévue d’arrivée du paiement est plus facile que ce qu’on pourrait croire. Enfin, une fois le calcul fait il reste a bien formater le résultat sous forme de date.

=date_envoi+délai_paiement_en_jours

N’oubliez pas qu’un délai de paiement est toujours un truc négociable, qu’il est en moyenne de 30 jours continus (c’est pas pareil que des jours ouvrés) après l’envoi de votre facture à la fin du mois ouvré. Mais il peut aussi plus étendu jusqu’à 60 jours, ou être bien plus rapide: « à date », voire être réglé en partie ou en totalité (plus rare) en avance. Il arrive par exemple que je demande 30% d’avance pour des missions très courtes.

Ajouter 20% au tarif hors taxes (ma TVA reste a 20% car je fais de la prestation de service, et non de la vente de marchandises)

=tarif_ht+tarif_ht*0.2

Voilà, avec ça vous avez déjà tout ce qu’il vous faut pour faire des lignes de facture.

Plus complexe, on va trouver le trimestre correspondant à la date de réception d’un paiement pour une facture.

=ROUNDUP( MONTH(date_reception)/3,0 )

=ARRONDI.SUP( MOIS(date_reception)/3;0 )

Avec ce trimestre on va ensuite pouvoir faire des sommes conditionnelles des paiements reçus par trimestre avec la fonction Somme.si.

=SUMIF( plage_pour_critère ; critère ; plage_de_somme_si_critère_vrai )

=SOMME.SI( plage_pour_critère ; critère ; plage_de_somme_si_critère_vrai )

Faites gaffe à ne pas utiliser la même colonne pour la date d’estimation de la réception et la réception réelle. Vous pourrez ainsi déduire les retards de paiement et savoir à qui vous devez mener la vie dure facilement et faire valoir vos indemnités de retard au tarif légal. (Ne bossez jamais avec de mauvais payeurs. Indiquez clairement la date d’exigibilité sur vos factures, car des surplus pour cause de retard, l’URSSAF ne se gênera pas de vous en donner)

Pour mettre à jour le contenu de cette feuille j’ai utilisé plusieurs fonctions qui font références a des concaténations de contenus d’autres cellules afin de faire par exemple, une phrase rassemblant « facture n° » et le n° de la ligne dont je souhaite exporter une facture.

si F1 est le numéro de facture contenant 1234

=CONCATENATE(« Facture n° « ,F1)

=CONCATENER(« Facture n° « ;F1)

cela vaut facture n° 1234

Mettons que la ligne de ma facture à faire pour ce mois ci soit la 42e sur ma feuille nommée compta.

Je dois donc placer dans ma facture une référence vers le tarif TTC total de la ligne 42, qui se trouve donc dans la cellule T42. Mais comme je suis dans une autre feuille il faut dire aussi dans quelle feuille prendre notre numéro de cellule.

=« compta!T42 »

= »compta.T42″

Mais je devrai aussi l’écrire pour les autres mentions obligatoires d’une facture. la quantité de jours ouvrés, le tarif hors taxes, le tarif ttc, la tva, le total hors taxe, la date du jour…

=TODAY()

=AUJOURDHUI()

Mais ce serait un peu trop fatiguant de modifier une dizaine de références à chaque fois que je veux faire une facture.

j’ai donc utilisé la fonction INDIRECT() afin de variabiliser les références dans ces formules dans ma facture. de cette façon je n’ai qu’une seule cellule à mettre à jour pour changer toutes les références de ma facture.

Pour cela je me fais une cellule remplie de la ligne de la facture que je veux réaliser, je prends une case, L1, et je mets dedans 42. Ensuite, avec indirect() je vais pouvoir utiliser le résultat de cette cellule pour fabriquer une formule. Je n’aurai plus qu’a réunir compta!T et 42 pour obtenir le résultat de compta!T42.

=INDIRECT(CONCATENATE(« compta!T », L1))

ce qui calculera:

=« compta!T42 »

et si je change la case avec marqué 42 dedans en 43 pour voir la facture suivante, ça calculera

=« compta!T43 »

nickel non?

Vous pouvez aussi faire les choses encore plus proprement en créant une feuille exprès pour ces calculs à placer dans la facture pour ne pas encombrer la page de facture.

Il ne reste plus qu’a faire « fichier > exporter en pdf » et choisir de limiter a la feuille courante (celle de la facture) cacher le quadrillage dans les options d’export, choisir l’orientation en portrait pour avoir votre facture toute belle toute calculée les doigts dans le nez. Bon, il faudra sans doute que vous joueiez sur les tailles des cellules afin de remplir une feuille A4 pour que ça soit propre, mais à tâtons d’exportation vous y arriverez en deux minutes maxi.

Et si vous êtes un warrior des feuilles de calcul vous pouvez auto remplir la ligne désignant la facture selon la date courante en utilisant des comparaisons entre TODAY() et les dates de début et de fin des jours ouvrés.

Joyeux noël!

Si vous aimez ce que nous faisons à Cipher Bliss, vous pouvez nous soutenir de plusieurs façons: en faisant un micro don sur liberapay , ou en cryptomonnaies. Le plus simple nous pour nous faire connaître étant de partager cet article.
Suivez moi sur Mastodon @tykayn@mastodon.cipherbliss.com.
Ce site restera libre comme un gnou dans la nature et sans pubs, parce qu'on vous aime. Que la source soit avec vous!

monkey job

ne vous dites pas programmeur

 

Dans son article Don’t call yourself a programmer, Patrick McKenzie donne des conseils de gestion de carrière pour toute personne exerçant dans le métier, en comparant les légendes scolaires et le marché de la vraie vie de Auchan où parler d’argent est une phobie et savoir négocier fait peur.

Voici quelques sujets abordés:

90% des boulots de programmation sont des programmes réservés à l’usage interne d’entreprises. Ils consistent principalement à faire des CRUD plus ou moins ennuyeux. Ne vous attendez donc pas à des challenges techniques à tout bout de champ.

Les ingénieurs sont embauchés pour apporter de la valeur à un business, soit en lui faisant gagner de l’argent soit en lui permettant d’en dépenser moins. pas pour programmer des trucs.

Ne vous appelez pas un programmeur. « programmeur » sonne comme « péon anonyme qui coûte cher pour taper du biduule-chose dans un autre bidule-chose « .

Vous n’êtes pas défini par la stack logicielle que vous connaissez. Les personnes qui ont besoin de vos services n’ont que faire du langage et des frameworks que vous utilisez du moment que vous améliorez leur business.

Vos collègues et supérieurs ne seront habituellement pas des amis, et en conséquence vous demanderont de faire des choses que jamais des amis ne vous demanderaient.

Vous surestimez radicalement le talent moyen dans la compétition à cause des personnes qui vous entourent professionnellement.

« Voir une annonce, envoyer un CV, aller à un entretien, recevoir une offre » est l’exception, pas la règle, pour obtenir un emploi.

Le réseau, ce n’est pas que pour les paquets TCP.

Les études supérieures ne sont pas représentatives du monde réel. (Comme dirait Coluche « le commissaire de l’armée il me dit: on ne vous apprend rien à l’école? j’y répond : ben non, mais si vous y aviez été vous le sauriez)

(PO PO POOOOOOO!!)

Combien gagnent les ingénieurs? Mauvaise question. La bonne question c’est « pour quels genres d’offres est ce que les ingénieurs travaillent-ils?« , car le salaire est un des nombreux leviers que les gens peuvent utiliser pour vous motiver. La réponse à cela, pas des plus utiles est, « les opportunités sont aux quatre coins de la rue ».

Les personnes douées en négociation gagnent plus que celles qui ne le sont pas.

Patrick ajoute que si il était un complotiste Marxiste, il dirait que c’est une construction sociale en faveur des entreprises afin de toujours gagner plus sur le dos de leurs employés en toute impunité. 😀

a marxist utopia

un t-shirt de marx dessiné par Zach Weiner

Comment devenir meilleur en négociation? (large sujet que Patrick développe dans plusieurs autres posts) En lisant des manuels sur le sujet, en améliorant ses compétences verbales, en écrivant, en croyant en ce que l’on a à offrir, en étant curieux. C’est une compétence qui vaut jusqu’à plusieurs (centaines de) milliers d’euros chaque année de toute votre vie.

Est ce que les startups sont géniales pour commencer votre carrière juste après les études? non. il vaut mieux commencer par des grosses entreprises qui vous permettront d’améliorer votre réseau sans faire peser sur votre dos tout le poids de la structure statup qui a 80% de chances de faire faillite dans les trois ans sans en avoir les avantages. Les startups peuvent être géniales, mais clairement pas pour commencer une carrière en sortant de l’école.

monkey job

Votre compétence professionnelle la plus importante est la communication: Vous vous rappelez que les ingénieur-e-s ne sont pas embauchés pour créer des programmes mais pour créer de la valeur dans un business? La qualité dominante qui vous donne les boulots est votre habilité à donner aux gens la perception que vous allez créer cette valeur. Ce qui n’est pas nécessairement corollaire de votre habilité à créer de la valeur. Vous pouvez être un dieu du programme super efficace, si vous ne savez bien vendre vos idées personne ne voudra vous les acheter.

(L’auteur déplore d’ailleurs que les ingénieurs ont pour la plupart énormément de mal à tenir une simple conversation entre collègues tant ils ont des difficultés orales handicapantes. on tombe un peu dans un trope de mauvais film mettant en scène des informaticiens clichés, mais c’est vrai que c’est peu fréquent de croiser des gens très à l’aise en expression orale)

On vous appellera fréquemment pour faire le vendeur d’entreprise et d’autres trucs que vous cherchiez précisément à ne pas faire en étant ingénieur.

La modestie n’est pas un trait de caractère permettant d’améliorer votre carrière. Si vous avez contribué à quelque chose de bien pour votre carrière, ne vous en cachez pas, et ne réduisez pas l’importance de votre rôle.

Toutes les décisions de business sont faites au final par un ou une poignée d’organismes multi-cellulaires proches du chimpanzés, par par des règles ou des algorithmes. (à une vache près, il suffit de voir combien pèsent les algos de google dans le monde. ce que veut dire notre ami c’est que les décisions sont toujours politiques, mêmes quand elles n’en ont pas l’air ou qu’on vous dit que ça n’a rien de politique)

Au bout du compte, la joie que vous ressentez dans votre vie n’est pas dominée par votre carrière. S’épanouir dans son boulot est important, mais par pitié ayez une vie en dehors de votre travail sans attendre que ça tombe du ciel.

Si vous aimez ce que nous faisons à Cipher Bliss, vous pouvez nous soutenir de plusieurs façons: en faisant un micro don sur liberapay , ou en cryptomonnaies. Le plus simple nous pour nous faire connaître étant de partager cet article.
Suivez moi sur Mastodon @tykayn@mastodon.cipherbliss.com.
Ce site restera libre comme un gnou dans la nature et sans pubs, parce qu'on vous aime. Que la source soit avec vous!

quand tu fais migrer ton équipe vers gitlab

Voilà comment l’équipe se sent quand elle passe d’une plateforme de gestion de git inexistante à un gitlab auto hébergé. Et je ne gagne rien pour vous écrire ça.

Si vous aimez ce que nous faisons à Cipher Bliss, vous pouvez nous soutenir de plusieurs façons: en faisant un micro don sur liberapay , ou en cryptomonnaies. Le plus simple nous pour nous faire connaître étant de partager cet article.
Suivez moi sur Mastodon @tykayn@mastodon.cipherbliss.com.
Ce site restera libre comme un gnou dans la nature et sans pubs, parce qu'on vous aime. Que la source soit avec vous!

Gestion de projet

(image de chez Hteumeuleu)
Vous avez sans doute réalisé quelques projets et réalisé la déconvenue qu’entraîne une gestion de projet inexistante quand la bise fut venue. Voici donc une série de posts sur mon expérience de la gestion de projets web de plusieurs mois en petites équipes jusqu’a une quinzaine de personnes, applicable également à d’autres domaines que le web comme par example la publication de livres collectifs auto édités auquel j’ai pu contribuer dans une équipe entre ving et trente contributeurs.

Causes générales de retard dans un projet

Un projet s’étire dans le temps bien souvent pour ces raisons:

  • des réponses trop lentes entre les parties, client et autres équipes sans cesse en congés.
  • des personnes incapables de se débrouiller seules un minimum.
  • deux personnes ont travaillé sur la même chose sans le savoir et se marchent sur les pieds.
  • on ne sait pas à qui s’adresser ni ce dont nos collègues s’occupent.
  • le présentéisme tuant la productivité et la motivation des troupes en leur faisant croire que rester longtemps sur son lieu de travail (et donc ne plus avoir de vie privée ou de sommeil) est une bonne chose.
  • les membres n’ont pas les informations dont ils ont besoin pour travailler.
  • rester avec des pratiques dépassées de plusieurs années.
  • empêcher les gens de travailler pour des raisons de politiques d’entreprise.
  • n’avoir aucune formation aux outils utilisés, ou ne pas avoir d’outils mis en place pour faire gagner du temps.
  • pas de tests automatisés. Vous n’avez donc aucune idée de ce que les dernières modifications impactent dans le reste du code.
  • pas de retour utilisateur. Vous ne pouvez donc pas deviner que ce que vous trouviez très joli est en fait un frein à l’utilisabilité de votre site en plus d’énerver ses utilisateurs.
  • un réseau pourri qui vous empêche de transmettre de gros fichiers en un clin d’oeil
  • du matériel trop vieux pour travailler sans attendre qu’il réagisse. Si vous radinez sur le matériel, vous le paierez en rallongeant le temps que prendra le projet, ce qui coûte en général bien plus cher.
  • pas de backups ni de gestion de version, au moindre disque dur qui meurt vous perdez des semaines de travail.
  • des mises en production peu fréquentes.
  • des boites noires avec lequelles on doit interagir mais dont on a aucun moyen de deviner le fonctionnement.
  • des priorités indéfinies ou incorrectes, un mauvais ordre des tâches.
  • des tâches trop grosses ou trop vagues pour savoir par où commencer, il faut les découper en des étapes bien plus petites.
  • n’avoir aucune vue d’ensemble de l’avancement du projet.
  • croire que tout est urgent, c’est manquer cruellement de discernement.
  • la documentation laisse à désirer, le code n’est pas commenté.
  • on ne retrouve pas des infos que l’on cherche
  • des estimations à trop long terme, ne prévoyez que pour la semaine en cours.
  • l’illusion que l’on peut tout prévoir et que tout se passera sans la moindre difficulté ou changement de cap.
  • accepter toutes les modifications demandées par le client parce qu’on ne veut pas dire non, et vouloir donc faire davantage de boulot dans le même délai.

Nous allons voir plus en détail comment résoudre ces problèmes courants dans les posts suivants.

Et bonne nanée 2016!

Si vous aimez ce que nous faisons à Cipher Bliss, vous pouvez nous soutenir de plusieurs façons: en faisant un micro don sur liberapay , ou en cryptomonnaies.

Le plus simple nous pour nous faire connaître étant de partager cet article.

Suivez moi sur Mastodon
@tykayn@mastodon.cipherbliss.com.

Ce site restera libre comme un gnou dans la nature et sans pubs, parce qu'on vous aime. Que la source soit avec vous!